送付状の書き方・注意点. 送付状とは、書類などを送るときに付ける文書。送付状をつけることでミスを防ぎ、相手と円滑な関係を築く助けにもなります。ただ送付状は相手や内容によってその書き方をある程度変える必要があります。ここでは送付状の基本的な書き方とポイント、例文をご紹介します。 2018/08/21（最終更新日：2020/05/14）書類を郵送やFAXで送信するときに、一緒に添付する「本記事では、個人宛に「送付状」を送るときのポイントを徹底解説。送付状の基本構成から、コピーして使用できるテンプレートまでしっかりご紹介します。 FAX・郵送・メールなどで書類やデータを受け取るときに、別途「「送付状」は送付状には「送った書類の内容や枚数などに不備がないか確かめるため」「不明点があれば差出人に問い合わせられるようにするため」「相手への挨拶のため」の3つの意味が込められています。 送付状は、郵送・メール添付・ファックス送信・持参など、あらゆるビジネスシーンで必要とされます。たとえ対面で渡す場合でも、封筒に入れる前に送付状を添えておくのを忘れないでくださいね。送付状を添えずに書類を送った場合、不快感を覚える人も多いので要注意。不躾な印象を与えないためにも、送付状を添えるように心がけてください。 前述したように、送付状は社内外問わずあらゆるシーンで必要となります。できるビジネスパーソンとして成長していくためにも、送付状の書き方や意味をしっかりマスターしておきましょう。次は、個人宛に書類を送るときの送付状の書き方をご紹介します。送付状の基本構成や作成時のチェックポイントも解説するので、ぜひ参考にしてくださいね。 送付状を作成する際には、送付元・宛先・内容などの必要情報をしっかり盛り込む必要があります。下記の基本構成を参考に、基本構成を理解しておきましょう。【送付状の6つの基本構成】 送付状は、あくまで送った書類について簡単に説明するためのものです。送付状に情報を詰め込みすぎてしまうと、結果的に相手に伝わりづらくなってしまうので注意しましょう。作成時はテキスト量や情報量が多くなりすぎないよう配慮したうえで、「便せんやA4用紙1枚に収まるボリューム」を意識すると、送付状作成時の目安になります。どうしても情報量が多くなってしまう場合や補足が必要な場合には、電話やメールで別途連絡しておくと親切ですよ。 送付状を作成するときには、決まった書式があります。受け取った相手に好印象を与えるためにも、送付状のチェックポイントはしっかり確認しておきましょう。 送付状はメールやFAXでの送付時にも必要となるため、書類作成時と同様にパソコンのWordやGoogleドキュメントなどを使用して作成可能です。「手書きのメッセージがないと失礼に思われそう……」と不安に感じるビジネスパーソンも多いですが、ITが深く浸透した現代において、パソコンで作成した文書は違和感なく受け入れられます。取引相手と親しい関係性が築けている場合には、一筆箋を使用して簡単にメッセージを添えるのも一案です。一筆箋は小さく紛失しやすいため、テープやホッチキスなどを利用して書類の先頭にくっつけておきましょう。 前述したように、送付状の本文は「挨拶文」から記載する必要があります。書き出しに丁寧な挨拶文を記すことで、相手への敬意や気遣いを伝えていきましょう。次は、送付状の本文の書き出しである「挨拶文」の書き方を解説します。難しい頭語や時候の挨拶をマスターして、ビジネスパーソンとして一層成長していきましょう。 送付状の挨拶文は「＜頭語＞＜時候の挨拶＞時候の挨拶は、送付状の時期によって適切な言葉を選ぶ必要があります。送付する季節や時期を考慮したうえで、最適な表現を選ぶようにしましょう。 挨拶文が「〇〇さん、こんにちは。調子はどう？」だと考えると、送付状の最後には「さようなら、また今度ね」にあたる挨拶も記載しなければなりません。送付状や挨拶状の最後に記される言葉を「【頭語と結語の組み合わせ】 先ほど解説したように、送付状で頭語を記載したあとには、季節の挨拶である「時候の挨拶」や「ビジネス挨拶」が続きます。ビジネスシーンでは、送付状だけでなくメールや手紙など、あらゆる場面で時候の挨拶とビジネス挨拶を使用します。ふとした瞬間にサッと口に出せるよう、言葉のストックを増やしておきましょう。 企業宛の挨拶文には「貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます」「貴社におかれましては、ますますご盛栄のことと存じます」といったように、「ご繁栄は商売や事業が一層発展することを意味した言葉なので、個人宛の送付状に使うのはNG。送付状を個人宛に送る場合には、ご清祥やご健勝は相手の健康や無事を祝う言葉なので、誰にでも使用できる便利なフレーズですよ。 頭語と時候の挨拶を記載したあとは、ビジネス挨拶に続きます。送付状の場合には、「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」や「平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」などを使用するのが一般的です。親しい間柄の担当者に送る場合には、「〇〇さまもお変わりありませんか？」「先日の△△ではありがとうございました」など、個人宛のメッセージを付け加えてもよいでしょう。 本記事でご紹介したように、送付状には基本構成や記載すべき内容が決められています。相手に伝わりやすい送付状を作成するためにも、基本を守りながら簡潔明瞭な送付状を作成しましょう。最後に、送付状を個人宛に送る場合のテンプレートをご紹介します。自分なりに適宜変更しながら、ビジネスシーンで役立ててくださいね。 ○年○月○日株式会社〇〇 〒123-4567 ◎◎パンフレット送付のご案内拝啓 記（中央） ○年○月○日株式会社〇〇 〒123-4567 ◎◎請求書送付のご案内拝啓 書類を送付する際に添える「送付状」は、ビジネスシーンで頻繫に必要となるものです。正しい書き方をマスターして、丁寧で礼儀正しい印象を与えましょう。【関連記事】U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう引用・参考文献・参考URLの正しい書き方：プレゼン資料の「参考文献リスト」作成時の注意点とは？【敬語の意味･違い】承知しました/了解しました/かしこまりました/了承しました誠意が伝わる「謝罪文・お詫びメール」の書き方と例文8選｜件名・締め、社内・お客様など事例別エアコンのタイマーが点滅しているとき何が起きている？【例文】初めての相手･取引先に好印象！ビジネスメールの挨拶文の書き方ホリエモンチャンネルから人気記事をピックアップ堀江貴文が語る「新たな働き方」特集！ 日本の古い“ワークスタイル”に警鐘を鳴らす知っておきたいビジネスマンの基礎知識マナーを総まとめ！ ビジネスメールの送り方特集この夏は、マナーを守った挨拶を。丁寧な季節の挨拶の送り方とは大切な人に送りたい暑中見舞い特集“トレンド”を履きこなせ。人気沸騰中！ 今履きたい、コーデしたいスニーカー特集モテるビジネスマンはスーツ姿で魅せる。おしゃれなスーツのコーディネート特集！CATEGORYARCHIVESCOMPANY 世界で活躍したいを叶える
英文ビジネスレターを、できるだけ失礼のないように、正しく作りたいですよね。英文レターにはいくつか典型的な書式（フォーマット）があります。をお教えします。また、封筒の宛名の書き方もご紹介します。さらに、実例として、英語でのビジネスコミュニケーションのプロ、ベルリッツの教師が監修したアメリカ式、イギリス式それぞれの英文レター（送付状）のサンプルを公開します。この記事を読めば、正しい書式でレターを作成、投函できるようになります。あなたの手紙のあて先はどちらですか？どちらを使っても問題はありませんが、せっかくならば相手に合わせてフォーマットを選び、相手に好ましい印象を与えたいものです。：すべての構成要素を：日付、結辞、署名、発信者住所を住所は原則として以下のように記載します。1行目 : 番地と居住番号、町村名、～丁目など例）Berlitz Japan, Inc.例）March 1, 2017例）1 March, 2017すべて記載した例）Attention: Mr. John Smith1～3、6行目を省き、郵便番号を改行した例）321 Bath Road※2 郵便番号（上記のCA94102）はアメリカではzipcodeと呼ばれます。郵便番号から改行することもあります。※2 郵便番号（上記のRG22 4ZZ）はイギリス、カナダ、オーストラリアなどではpostcodeと呼ばれます。郵便番号から改行することもあります。例）Subject: Invitation to ABC ConferenceSubject: Introducing our new vice president例）Subject: Invitation to ABC ConferenceSubject: Introducing our new vice president・問い合わせなど・フォーマル 先方全体宛て・お客様各位・株主各位・一般 特定の相手※Mr./Ms.など、最初と最後の文字を残した略称にもピリオド（.）を付けます。オフィシャル 特定の相手・問い合わせなど・フォーマル 先方全体宛て・お客様各位・株主各位・一般 特定の相手※Mr/Msなど、最初と最後の文字を残した略称にはピリオド（.）を付けません。オフィシャル 特定の相手例）Sample text sample text.Sample text sample text.例）・フォーマル FormalRespectfully yours,・セミフォーマル Semi formalTruly yours,・略式 Less formalBest,・フォーマル FormalYours faithfully,・セミフォーマル Semi formalYours truly,・略式 Less formalCheers,例）例）例）Marketing Department例）Marketing Department例）Enclosure:いかがでしたか？海外の取引先や引き合いに対して、書類や品物を送るときに、送付状（カバーレター）を添えるのが常識、というのは日本でも海外でも同じです。以下は、最小限の内容を入れた送付状を、フル・ブロック・スタイルで作成したものです。ABC CorporationMar 1, 2017Attn: Mr. Smith, Human Resources DepartmentDear Mr. Smith:Enclosed are the following documents:If you have any questions, please feel free to contact us.Sincerely yours,もしご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。さきほどの送付状を、今度はフル・インデント・スタイルで作成しています。ABC Corporation1 Mar, 17Attn: Mr Williams, R&D DepartmentDear Mr Williams,Yours Sincerely,もしご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。国際郵便や国際運輸会社の伝票を利用する場合は、所定の伝票の欄に指定のある通り必要な情報を入れればOKですが、通常の封筒を利用して送る場合は、ぜひ以下を参考にしてください。○表（おもて）面・左下：「AIR MAIL」または「VIA AIR MAIL」と枠で囲って書きます。○裏面何も書く必要はありません。 今回２．３．でご紹介した送付状はとてもシンプルなものでしたが、好意的で丁寧な印象にして、よりよい取引につなげたい、という場合は、バリエーション豊かな送付状の実例を、アメリカ式のフル・ブロック・スタイル、イギリス式のフル・インデント・スタイルでご紹介しているこちらの記事をご覧ください。また、送付状と並んで用意する機会がありがちな、各種イベントへの招待状と挨拶状について、アメリカ式のフル・ブロック・スタイル、イギリス式のフル・インデント・スタイルにくわえ、カードの場合のレイアウトをご紹介しているのがこちらです。ぜひ、合わせてご活用ください。仕事内容に合わせた実践英会話あなたにさらにフィットした内容を仕事内容に合わせた実践的な＜初めて～経験者の方まで＞旅行前や初めての方に社交や会話力の向上に